Gesundheit & Pflege

Personalausfall im Pflegeheim: Dienstplan mit KI regelkonform füllen

Wenn sich morgens eine Pflegefachkraft krankmeldet, muss die Lücke im Dienstplan innerhalb kurzer Zeit geschlossen werden, ohne Ruhezeiten oder die vorgegebene Personalausstattung zu verletzen. Angesprochen sind Leitungen in stationären Pflegeeinrichtungen, die das Umplanen heute weitgehend per Telefon, Liste und Hand erledigen. Der KI-Schnellstart zeigt in zwei Stunden, welche Handgriffe beim Neubesetzen ein Sprachmodell übernehmen kann und welche nicht. Der KI-Potenzialcheck nimmt den Ablauf in Ihrer Einrichtung einen Tag lang auf und endet mit einem schriftlichen Bericht samt Empfehlung.

Für wen

Pflegedienstleitungen und Wohnbereichsleitungen in Pflegeheimen, deren Einrichtung kurzfristige Dienstausfälle bislang größtenteils manuell auffängt.

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Verstehen, was KI beim Neubesetzen ausgefallener Dienste leisten kann und was nicht

Das nehmen Sie mit

  • Sie sehen an einem typischen Ausfalltag, welche Schritte beim Umplanen ein Sprachmodell übernehmen kann.
  • Sie können einen Besetzungsvorschlag der KI von einer kontrollierten Aussage trennen und ausgedachte Angaben entlarven.
  • Sie kennen die rechtlichen Eckpunkte und wissen, welche Personal- und Bewohnerdaten tabu sind.

Ablauf

  1. Teil 1

    Ausgangslage: Die Krankmeldung vor dem Frühdienst

    • So läuft es heute: Anruf der erkrankten Kraft, Telefonkette zu Einspringenden, Plan von Hand umstellen
    • Warum zwischen Krankmeldung und bestätigtem Ersatz oft eine Stunde am Telefon vergeht
    • Drei Ansatzpunkte für ein Sprachmodell, etwa Einspringanfrage, Änderungsnotiz und Gegenlesen des Plans
    • Vorführung: Ein ausgefallener Frühdienst wird live mit einem Sprachmodell durchgespielt
    • Was die Wohnbereichsleitung danach selbst kontrolliert: Qualifikation, Ruhezeiten, Besetzung je Bereich
  2. Teil 2

    Hintergrund: Wie das Modell zu seinem Besetzungsvorschlag kommt

    • Am ausgefallenen Frühdienst aus Teil 1 erklärt: Ein Sprachmodell setzt Wörter fort, es plant nicht
    • Ein Ersatzplan der KI bleibt ein Entwurf und ist keine geprüfte Aussage zur Besetzung
    • Eine Pflegekraft, die nicht im Team ist, oder ein falscher Dienstbeginn: so entstehen erfundene Angaben
    • Warum ein Besetzungsvorschlag nie ohne Blick auf Qualifikation und Ruhezeit in den Plan geht
  3. Teil 3

    Ausprobieren: Ihre erste Anweisung für einen Ausfalltag

    • Übung: Jede Person lässt das Modell eine Einspringanfrage an Teilzeitkräfte entwerfen
    • Die Antworten des Modells werden in der Runde verglichen und fachlich eingeordnet
    • Zeit für Rückfragen und Einwände, gerade von skeptischen Kolleginnen und Kollegen
  4. Teil 4

    Rahmen: Arbeitszeit, Personalbemessung und Ihr Einstieg

    • Rechtliche Eckpunkte in Kürze: Arbeitszeitgesetz und § 113c SGB XI Personalbemessung
    • Welche Angaben über Beschäftigte und Bewohner einem Sprachmodell anvertraut werden dürfen und welche nie
    • Was Sie schon im nächsten Dienst mit den im Haus freigegebenen Werkzeugen testen können
    • Lohnende Anschlussthemen: Angehörigenkommunikation und Beschwerdebearbeitung

VoraussetzungenEs braucht kein Vorwissen. Ausdrücklich willkommen sind Leitungen, die KI im Pflegealltag bislang mit Skepsis begegnen.

AbschlussTeilnahmezertifikat sowie ein digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Ihr Ausfallmanagement im Haus prüfen, KI-Ansätze bewerten, Ergebnis als Bericht

Das nehmen Sie mit

  • Sie erhalten ein Bild davon, wie oft und mit welchem Aufwand Dienste in Ihrer Einrichtung kurzfristig neu besetzt werden.
  • Sie wissen, welche Teilschritte des Umplanens sich für KI eignen und welche aus rechtlichen oder fachlichen Gründen ausscheiden.
  • Sie halten einen schriftlichen Bericht mit Rangfolge, Aufwand und Nutzen in der Hand, dazu einen Vorschlag, womit und mit welchem Werkzeug Sie beginnen.

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag: Was die Leitung über das Ausfallmanagement entscheiden will

    • Vorgespräch mit Heim- oder Pflegedienstleitung: welche Entscheidung zum KI-Einsatz der Analysetag stützen soll
    • Zuschnitt des Blickfelds, etwa auf Nacht- und Wochenenddienste oder einen einzelnen Wohnbereich
    • Bereits genutzte KI-Anwendungen erfassen, auch privat verwendete Chatbots im Dienstzimmer
    • Absprache zur Vertraulichkeit von Dienstplänen, Personalangaben und Bewohnerinformationen
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme: Wie ein Ausfall heute im Haus aufgefangen wird

    • Wir beobachten Dienstplanung und Wohnbereiche und sprechen mit den beteiligten Kräften
    • Häufigkeit und Dauer: wie oft Dienste kurzfristig neu besetzt werden und mit welchen Listen und Plänen
    • Benachbarter Ablauf mit aufgenommen: die Vorbereitung der MD-Qualitätsprüfung
    • Systeme und Datenwege: welche Dienstplantabellen, Notizen und Nachrichten als Material für KI taugen
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen: Was Recht und Personalbemessung beim Umplanen vorgeben

    • Rechtsrahmen beim Umplanen: Arbeitszeitgesetz und die Personalbemessung nach § 113c SGB XI
    • KI-Verordnung, Datenschutzrecht und Mitbestimmungsrechte, geprüft für jeden Ansatz im Ausfallmanagement
    • Welche Dienstplan- und Personaldaten ein Modell sehen darf und welche die Einrichtung nie verlassen
    • Risiken, die in der Einrichtung gegen einen KI-Einsatz beim Ausfallmanagement sprechen
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewertung: Welche Teilschritte des Umplanens sich lohnen

    • Eignung je Teilschritt, etwa Ersatz suchen, Einspringanfrage schreiben, Plan anpassen, Änderung festhalten
    • Jeder Teilschritt wird einer Grundfunktion zugeordnet: entwerfen, zusammenfassen, prüfen oder einordnen
    • Grob geschätzter Zeitgewinn je Ansatzpunkt, dem nüchtern kalkulierten Aufwand gegenübergestellt
    • Rangfolge gemeinsam mit Pflegedienstleitung und Wohnbereichsleitungen festlegen
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Empfehlung für den Einstieg in Ihrer Einrichtung

    • Noch am Analysetag: Rückmeldung an Heim- und Pflegedienstleitung im Abschlussgespräch
    • Schriftlicher Bericht, der die Ansatzpunkte ordnet und für jeden Aufwand wie Nutzen beziffert
    • Empfehlung für den ersten Umsetzungsschritt einschließlich passendem Werkzeug
    • Begründet ausgeschlossen: welche Teile der Ausfallplanung in menschlicher Hand bleiben

VoraussetzungenWissen über KI wird nicht erwartet. Notwendig sind Zutritt zu Dienstzimmer und Planungsarbeitsplatz sowie Beschäftigte, die sich befragen lassen.

AbschlussSchriftlicher Bericht mit Handlungsempfehlungen in Rangfolge

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