Büro, Organisation & IT
Übergaben und Vertretungen im Innendienst mit KI verlässlich festhalten
Für Teamleitungen in Sachbearbeitung und Innendienst, die Übergabenotizen, Vertretungspläne und Abwesenheitsregeln bisher von Hand pflegen. Im Mittelpunkt steht, wie KI aus verstreuten Notizen, offenen Vorgängen und Postfachregeln eine Übergabe macht, mit der die Vertretung sofort weiterarbeiten kann. In der KI-Werkstatt ordnet das Team den Übergabeablauf gemeinsam neu, im KI-Praxis-Transfer baut jede Person eigene Übergabevorlagen und nimmt sie fertig mit.
- Dauer1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichBüro, Organisation & IT, Geschäftsführung & Führung
Für wen
Teamleitungen in Betrieben und Einrichtungen, die Übergaben und Vertretungsregelungen im Innendienst heute weitgehend manuell dokumentieren.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Übergabe und Vertretung im Team mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild, wie Übergaben vor Urlaub, Krankheit oder Stellenwechsel heute ablaufen und wo Wissen verloren geht
- Ein mit KI neu aufgesetztes Übergabedokument für einen realen Vertretungsfall samt erprobten Prompts
- Einen Plan für vier Wochen mit Zuständigkeiten und einer Messgröße für die Übergabequalität
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie eine Vertretung heute ins Bild gesetzt wird
- Gemeinsam nachzeichnen, wie eine Übergabe vor Urlaub oder Elternzeit heute vorbereitet und weitergegeben wird
- Wer Notizen schreibt, wer Vertretungspläne freigibt, an welcher Stelle die Vertretung auf Antworten wartet
- Beteiligte Unterlagen: Übergabenotiz, Vertretungsplan, Liste offener Vorgänge, Abwesenheitsnotiz, Ablagestruktur
- Die Lücken mit den spürbarsten Folgen benennen, etwa fehlende Fristen oder unbekannte Ansprechpartner beim Kunden
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Organisationsrichtlinien und Beschäftigtendaten
- Organisationsrichtlinien des Hauses als Maßstab dafür, was eine Übergabe enthalten muss
- Datenschutz bei Abwesenheitsgründen, Arbeitszeiten und anderen Beschäftigtendaten im Übergabedokument
- KI-erstellte Übergaben als solche markieren und so ablegen, dass ihre Entstehung nachvollziehbar bleibt
- Für Inhalt und Freigabe der Vertretungsregelung steht die Teamleitung ein, nicht das Sprachmodell
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion bei der Übergabe hilft
- Entwurf, Zusammenfassung, Prüfung, Einordnung: Übergabetext, Vorgangsstand, Vollständigkeit, Dringlichkeit
- Grenzen: Wer vertritt, entscheidet die Teamleitung, und unausgesprochenes Wissen kennt keine KI
- Wie andere Innendienste Übergaben und Vertretungen bereits mit KI vorbereiten
- Auswahl der Ansatzpunkte, die bei der nächsten Urlaubsübergabe am meisten Arbeit sparen
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Eine Urlaubsübergabe entsteht mit KI neu
- Grundlage sind mitgebrachte Notizen, eine Vorgangsliste und der bisherige Vertretungsplan einer Person
- Übung: Die Gruppe lässt daraus mit einem Sprachmodell ein strukturiertes Übergabedokument erstellen
- Prompts für Vorgangsstand und Vertretungshinweise entstehen und werden gemeinsam nachgebessert
- Wo das Ergebnis hakt, etwa vermischte Zuständigkeiten oder fehlende Fristen, und warum das passiert
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Vier Wochen bis zur nächsten Übergabe nach neuem Muster
- Welche KI-Schritte mit den Werkzeugen gehen, die das Team heute schon nutzt
- Wer im Team welche Aufgabe übernimmt und woran gute Übergaben künftig gemessen werden
- Möglicher zweiter Anlauf: Routineanfragen über Textbausteine beantworten
- Feste Absprachen, welche anstehende Abwesenheit als Testfall dient
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Nützlich sind gute Kenntnis der eigenen Übergabeabläufe und ein realer Vertretungsfall mit Unterlagen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Praxis-Transfer · 1 Tag
Selbst Übergabe- und Vertretungsvorlagen mit KI bauen und mitnehmen
Das nehmen Sie mit
- Ein eingerichtetes KI-Werkzeug mit passenden Datenschutzeinstellungen für Übergabeinhalte
- Eine selbst gebaute, wiederverwendbare Vorlage für Übergabedokumente im Innendienst
- Routine darin, KI-Übergaben auf Fristen, Namen und Vorgangsstände zu kontrollieren
Ablauf
- Teil 1
Etappe 1 – Fall vorbereiten: Was eine KI für eine brauchbare Übergabe wissen muss
- Welche Eingaben das Sprachmodell braucht: offene Vorgänge, Fristen, Ansprechpartner, Ablageorte, Sonderabsprachen
- Wo diese Angaben heute verstreut sind: Postfach, Notizzettel, Vorgangssystem, Kopf der abwesenden Person
- Übung: Sie bereiten einen eigenen Vertretungsfall aus dem Innendienst als Übungsmaterial auf
- Häufige Stolperstellen, etwa unvollständige Vorgangslisten oder zu knapp formulierte Aufträge an die KI
- Teil 2
Etappe 2 – Werkzeug einrichten: Zugang, Fassung und Datenschutz
- Zugänge und Oberflächen verbreiteter KI-Werkzeuge und worin sie sich unterscheiden
- Funktionen der Gratisfassung gegenüber der kostenpflichtigen Variante
- Datenschutzeinstellungen setzen, bevor eine Übergabenotiz mit Namen eingefügt wird
- Übung: Ein kurzer erster Prompt für eine Übergabe, danach gemeinsam benennen, was noch fehlt
- Teil 3
Etappe 3 – Vorlagen bauen: Von der Notiz zur tragfähigen Übergabeanweisung
- Aufbau einer belastbaren Anweisung: Auftrag, Hintergrund zum Vorgang, gewünschte Gliederung der Übergabe
- Rolle einer erfahrenen Kollegin vorgeben, Musterübergabe als Beispiel, feste Tabelle als Ausgabeformat
- Übung: Sie erstellen eine Übergabevorlage, die sich vor jeder Abwesenheit erneut verwenden lässt
- Teil 4
Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: KI-Übergaben gegen Vorgänge und Kalender halten
- Fristen, Kundennummern, Namen und Verweise auf Vorgänge gezielt mit den Quellen abgleichen
- Vier-Augen-Schritt: Wer vertritt und was freigegeben wird, legt die Teamleitung fest, nicht die KI
- Organisationsrichtlinien bleiben der fachliche Maßstab für Inhalt und Umfang jeder Übergabe
- Übung: In einer KI-Übergabe mit vertauschter Frist den Fehler aufspüren und richtigstellen
- Teil 5
Etappe 5 – Sichern und teilen: Übergabevorlagen fürs ganze Team bereitstellen
- Eigene Übergabevorlagen so im Betrieb ablegen, dass Vertretungen sie finden
- Vorlagen im Team weitergeben und Änderungen mit Versionsstand nachverfolgen
- Anzeichen, dass sich KI für eine bestimmte Übergabe nicht lohnt, etwa bei wenigen, stabilen Vorgängen
- Lohnender nächster Schritt: Angaben aus Formularen und PDF-Dateien übernehmen
- Offene Fragen aus den Teams und Ausblick
VoraussetzungenEin Rechner mit Internetverbindung und ein eigener Beispielvorgang. Programmier- oder KI-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge