KI-Werkzeuge

Vapi: Telefonagenten bauen, die Termine direkt in Ihre Systeme buchen

Vapi richtet sich an Betriebe, die einen Telefonagenten nicht nur auskunftsfähig machen, sondern mit Kalender, Warenwirtschaft oder Ticketsystem verbinden wollen. In diesem Tool-Training setzen Sie den Agenten aus Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe zusammen, schreiben einen Gesprächsleitfaden und bauen einen Anwendungsfall wie die Terminvereinbarung mit Anbindung an ein Fachsystem. Am Ende steht eine Hochrechnung der Minutenkosten auf Ihr Anrufaufkommen und die Frage, wer Leitfaden und Schnittstellen künftig betreut.

Für wen

Betriebe, die viele Anrufe erhalten, mit hauseigenen Fachsystemen arbeiten und den ersten Kontakt am Telefon automatisieren und Termine sowie Daten ohne Umweg ins System übernehmen wollen.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Einen Telefonagenten mit Kalender- und Systemanbindung selbst zusammensetzen

Das nehmen Sie mit

  • Ein Verständnis, aus welchen Bausteinen Vapi einen Agenten zusammensetzt und wann sich der Eigenbau lohnt
  • Ein Telefonagent für Ihren Anwendungsfall, angebunden an ein System und mit Weiterleitung bei Unklarheit
  • Eine Hochrechnung der Kosten auf Ihr Anrufaufkommen und geklärte Regeln zu Mitschnitt und Aufbewahrung
  • Zuständigkeit für Leitfaden, Schnittstellen und Rufnummern sowie ein geplanter Ausbauschritt

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Architektur: Wie Vapi einen Telefonagenten aus Bausteinen zusammensetzt

    • Aufbau der Plattform Vapi und Abrechnung nach Gesprächsminuten
    • Drei Bausteine greifen ineinander: Spracherkennung hört, ein Sprachmodell antwortet, Sprachausgabe spricht
    • Eigenbau mit Vapi oder fertiger Telefondienst: Was Fachsysteme und Technikwissen im Haus dafür bedeuten
    • Einordnung: Sprachsynthese, Spracherkennung und Dialogführung als getrennte Teile der Telefonkette
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Konfiguration: Leitfaden, Systemanbindung, Rufnummern

    • Gesprächsleitfaden verfassen und festlegen, wie der Agent auf Unterbrechungen reagiert
    • Fehlerfälle abfangen, etwa ein nicht erreichbares Fachsystem oder eine unverständliche Antwort
    • Kalender, Warenwirtschaft oder Ticketsystem als Werkzeuge anbinden, damit der Agent Daten abfragt und einträgt
    • Rufnummern in Vapi einrichten und Weiterleitungen auf Durchwahlen des Teams setzen
    • Übung: Leitfaden anlegen, eine Kalenderanbindung testen und dem Agenten eine Rufnummer zuweisen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Umsetzung: Terminvereinbarung per Telefonagent

    • Ein Agent für die Terminvereinbarung entsteht, der freie Zeiten im Kalender prüft und bucht
    • Testanrufe führen und anschließend die Gesprächsprotokolle Zeile für Zeile auswerten
    • Bei unklaren Anliegen an Mitarbeitende durchstellen, statt den Agenten raten zu lassen
    • Übung: Ihr mitgebrachter Anwendungsfall wird mit Anbindung an ein Testsystem gebaut und durchgespielt
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Spielregeln: Mitschnitte, Hinweise und Kostenrechnung

    • Hinweis auf den KI-Agenten zu Gesprächsbeginn, Umgang mit Mitschnitten und Speicherfristen der Protokolle
    • Den Minutenpreis auf Ihr monatliches Anrufaufkommen hochrechnen
    • Rechtsrahmen: was die KI-Verordnung fordert, Datenschutz für verbuchte Kundendaten, Rolle des Betriebsrats
    • Feste Monatskosten aufstellen und festlegen, wie Anrufe bei einem Ausstieg wieder ohne Agent laufen
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Verantwortung: Wer den Agenten und seine Schnittstellen betreut

    • Zuständigkeit für Leitfaden, Systemanbindungen und Rufnummern im Haus vergeben
    • Leitfäden, Werkzeugdefinitionen und Namensregeln als Muster für weitere Agenten sichern
    • Abbruchsignale benennen, etwa Fehlbuchungen im Kalender oder ein hoher Anteil durchgestellter Anrufe
    • Ausbau planen, beispielsweise die Anbindung des Ticketsystems, und mit einer Aufwandsschätzung versehen

VoraussetzungenZugriff auf die Systeme, die angebunden werden sollen, und auf die Verwaltung der Rufnummern. Grundkenntnisse über Schnittstellen erleichtern die Arbeit.

AbschlussTeilnahmezertifikat mit digitalem Badge

Thema anfragen