Qualität, Sicherheit & Compliance

Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO mit KI aktuell halten

Neue Software, ein zusätzlicher Dienstleister, ein geänderter Zweck: Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten hinkt der Praxis schnell hinterher, wenn Einträge überwiegend von Hand nachgezogen werden. Datenschutzbeauftragte nehmen sich in der KI-Werkstatt einen Tag lang eine reale Verarbeitung vor, lassen ein Sprachmodell den Eintrag aus Meldebogen und Verfahrensunterlagen vorformulieren und prüfen ihn anschließend fachlich. Einen ersten Eindruck vermittelt ein zweistündiger KI-Schnellstart, in dem ein Modell einen Meldebogen in einen Eintragsentwurf übersetzt.

Für wen

Datenschutzbeauftragte in Betrieben und Einrichtungen, die ihr Verarbeitungsverzeichnis bislang überwiegend von Hand pflegen.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses im Team mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

  • Ein Überblick, wie Meldungen aus den Fachbereichen heute ins Verzeichnis gelangen und wo sie hängen bleiben
  • Erprobte Anweisungen und eine Eintragsvorlage, die aus Meldebögen prüffähige Verzeichniseinträge entwerfen
  • Ein Pflegeplan für den ersten Monat mit verteilten Aufgaben und einer Messgröße für aktualisierte Einträge

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – VVT-Inventur: Wie Ihr Verarbeitungsverzeichnis heute gepflegt wird

    • Gemeinsam aufgenommen: welche Verarbeitungstätigkeiten eingetragen sind und wann sie zuletzt geändert wurden
    • Meldewege der Fachbereiche: wer neue Verfahren anzeigt, wer gegenliest, wo Rückfragen liegen bleiben
    • Material für ein Sprachmodell: Meldebögen, Verfahrensbeschreibungen, Dienstleisterlisten, Löschfristen
    • Benannt werden drei Aufwandstreiber, etwa lückenhafte Meldebögen oder Änderungen, die niemand weitergibt
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Art.-30-Leitplanken: Pflichtangaben, Beschäftigtendaten und Freigabe

    • Art. 30 DSGVO: welche Angaben ein Eintrag enthält, vom Zweck der Verarbeitung bis zu den Empfängerkategorien
    • Ansprechpartner und Sachbearbeitende im Verzeichnis: welche Beschäftigtendaten ins KI-Werkzeug gehören
    • Einträge mit KI-Anteil im Änderungsvermerk ausweisen, damit ihre Entstehung nachvollziehbar bleibt
    • Das Verzeichnis führt der Verantwortliche; Datenschutzbeauftragte beraten und kontrollieren
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Einsatzstellen im Verzeichnis: Wo KI beim Pflegen mitarbeitet

    • Eintrag aus dem Meldebogen entwerfen, Verfahrensbeschreibung kürzen, Lücken finden, Datenkategorien zuordnen
    • Welche Daten tatsächlich fließen, weiß kein Modell; das klärt erst das Gespräch mit dem Fachbereich
    • Beispiele, wie Datenschutzbeauftragte andernorts Verzeichnisse mit KI-Hilfe nachgezogen haben
    • Festlegen, bei welchen Pflegeschritten sich ein Versuch spürbar auszahlt
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Eintragswerkstatt: Eine reale Verarbeitung neu beschreiben

    • Bearbeitet wird ein mitgebrachtes Verfahren, etwa ein neu eingeführtes Bewerbermanagement-Tool
    • Übung: Aus Meldebogen und Unterlagen formuliert ein Sprachmodell einen vollständigen Verzeichniseintrag vor
    • Anweisungen und Eintragsvorlage werden ausprobiert, nebeneinandergelegt und in der Runde nachgebessert
    • Schwachstellen offenlegen: erfundene Löschfristen, pauschale Schutzmaßnahmen, und woher sie kommen
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Pflegeplan: Das Verzeichnis nach dem Workshop weiterführen

    • Welche KI-gestützten Pflegeschritte sich binnen vier Wochen allein mit der bestehenden Software umsetzen lassen
    • Wer Meldebögen einsammelt, wer Entwürfe gegenliest; gemessen wird an der Zahl aktualisierter Einträge
    • Mögliches Anschlussvorhaben: Beschäftigtendatenschutz beim Einsatz von KI-Werkzeugen
    • Konkrete Folgeschritte und Termine werden verbindlich abgesprochen

VoraussetzungenKI-Kenntnisse brauchen Sie nicht. Die Meldewege Ihrer Fachbereiche sollten Sie kennen und eine reale Verarbeitung als Vorgang mitbringen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Dieses Thema als KI-Schnellstart

Ein Modell entwirft aus einem Meldebogen einen Verzeichniseintrag; Sie testen eine erste Anweisung und ordnen Art. 30 DSGVO ein

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Schnellstart ausmacht

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