Pflichten & Regulierung

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Kapitel mit KI im Team neu erarbeiten

Spätestens wenn eine Betriebsprüfung ansteht, zeigt sich, ob die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege, Buchungen und Systeme im Betrieb tatsächlich zusammenspielen. Buchhaltung und IT, die diese Beschreibungen bisher überwiegend von Hand zusammentragen, nehmen sich in der KI-Werkstatt einen Tag lang einen realen Ablauf vor und lassen ein Sprachmodell an Kapitelentwürfen mitschreiben. Zum Kennenlernen dient ein zweistündiger KI-Schnellstart; im KI-Praxis-Transfer entstehen individuelle Kapitelvorlagen.

Für wen

Fachleute aus Buchhaltung und IT in Betrieben, die ihre Verfahrensdokumentation heute überwiegend von Hand erstellen und pflegen.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Verfahrensdokumentation im Team mit KI-Unterstützung neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

  • Eine gemeinsam erstellte Übersicht, welche Kapitel der Verfahrensdokumentation fehlen und wer dafür zuliefert
  • Im Team ausprobierte Anweisungen, die aus Interviewnotizen und Systemhandbüchern Kapitelentwürfe machen
  • Ein Plan für den kommenden Monat mit verteilten Rollen zwischen Buchhaltung und IT und einer Messgröße

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie Ihre Verfahrensdokumentation heute entsteht

    • Gemeinsam festgehalten: welche Kapitel vorliegen, welche veraltet sind und wer zuletzt daran geschrieben hat
    • Zulieferung und Durchsicht: IT beschreibt Systeme, Buchhaltung Abläufe, Steuerberatung liest gegen; wo es stockt
    • Gesichtet wird das Material: Arbeitsanweisungen, Scananweisung, Berechtigungslisten, Systemhandbücher, Notizen
    • Drei Engpässe der Dokumentationsarbeit benennen, zum Beispiel veraltete Bildschirmfotos oder fehlende Ansprechpartner
  2. Teil 2

    Schritt 2 – GoBD-Rahmen: GoBD Rz. 151 ff., Personendaten und Freigabe

    • Was GoBD Rz. 151 ff. zu Inhalt und Aufbau der Verfahrensdokumentation festhält
    • Datenschutz: Namen in Zuständigkeitslisten und Berechtigungskonzepten sind Beschäftigtendaten, bevor sie in ein Werkzeug gehen
    • Kapitel, an denen ein Sprachmodell mitgeschrieben hat, in der Versionshistorie als KI-gestützt ausweisen, samt Entstehungsweg
    • Wer die Dokumentation freigibt und für ihren Inhalt einsteht, legt das Unternehmen fest; ein KI-Entwurf ändert daran nichts
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Schreibhilfen: Wo ein Sprachmodell beim Dokumentieren mitarbeitet

    • Vier Arbeitsweisen im Vergleich: Prozessbeschreibung entwerfen, Systemhandbuch kürzen, Lücken suchen, Unterlagen Kapiteln zuordnen
    • Nüchtern betrachtet: Wie ein Ablauf im Betrieb tatsächlich läuft, kennt kein Modell, das liefern die Fachleute
    • Beispiele von Betrieben, die ihre Unterlagen vor der Betriebsprüfung mit KI-Unterstützung beschrieben haben
    • Festlegen, bei welchen Kapiteln sich der Versuch lohnt, etwa beim Belegfluss im Kreditorenbereich
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Kapitelentwurf: Ein Kapitel Ihrer Dokumentation entsteht neu

    • Arbeitsgrundlage: ein realer Ablauf aus dem Betrieb, etwa das Scannen von Eingangsbelegen, samt vorhandener Notizen
    • Übung: Die Beschreibung dieses Ablaufs wird mithilfe eines Sprachmodells als Kapitelentwurf neu geschrieben
    • Anweisungen und Gliederungsvorlagen werden ausprobiert, nebeneinandergelegt und in der Runde verbessert
    • Schwächen offen ansprechen: erfundene Systemnamen, glatte Sätze ohne Bezug zum Betrieb, und woher sie rühren
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Vierwochenplan: Die Dokumentation weiterführen

    • Welche KI-Schritte bis zur nächsten Monatsbesprechung mit vorhandenen Programmen und Lizenzen gelingen
    • Wer schreibt, wer liest gegen: Rollen festlegen und den Fortschritt an fertiggestellten Kapiteln messen
    • Thema für eine Fortsetzung: den Datenzugriff der Betriebsprüfung vorbereiten
    • Die nächsten Termine und Arbeitspakete werden verbindlich abgesprochen

VoraussetzungenKI-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt. Nützlich sind Erfahrung mit den eigenen Abläufen und ein realer Vorgang, den Sie mitbringen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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Dieses Thema als KI-Schnellstart

Ein Sprachmodell formuliert einen Ablauf der Verfahrensdokumentation vor; besprochen werden GoBD Rz. 151 ff. und die Fachprüfung

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Schnellstart ausmacht

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Dieses Thema als KI-Praxis-Transfer

Eigene Vorlage für Kapitelentwürfe bauen, KI-Texte gegen GoBD Rz. 151 ff. gegenprüfen und für die Kollegen im Betrieb sichern

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Praxis-Transfer ausmacht

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