Finanzen & Controlling

Zuwendungsprüfungen mit KI begleiten: Unterlagen geordnet bereitstellen

Kündigt ein Zuwendungsgeber eine Prüfung an, beginnt in der Fördermittelstelle die Suche nach Bescheiden, Belegen, Stundennachweisen und Schriftwechseln, oft unter knapper Frist. Dieses Thema zeigt, wie ein Sprachmodell Anforderungslisten ordnet und Antworten vorformuliert, während LHO und die Prüfungspraxis des Bundesrechnungshofs den Maßstab setzen. Im KI-Praxis-Transfer baut jede Person selbst eine Vorlage, die angeforderte Unterlagen ihren Fundstellen zuordnet. Der KI-Potenzialcheck untersucht die Prüfungsbegleitung in Ihrem Haus und endet mit einem schriftlichen Bericht samt Empfehlung.

Für wen

Verwaltungskräfte in Betrieben und Einrichtungen, die Prüfungen durch Zuwendungsgeber bisher überwiegend manuell vorbereiten und begleiten.

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Selbst eine Vorlage bauen, die Prüfanforderungen den passenden Nachweisen zuordnet

Das nehmen Sie mit

  • Ein eingerichtetes KI-Werkzeug mit Datenschutzeinstellungen, die zu Förderakten passen
  • Eine wiederverwendbare Unterlagenmatrix für Prüfungsankündigungen, im Team geteilt und versioniert
  • Eine Prüfroutine, mit der Sie Beträge, Fristen und Belegverweise im KI-Ergebnis gegenlesen

Ablauf

  1. Teil 1

    Etappe 1 – Fall vorbereiten: Eine zurückliegende Prüfung als Übungsmaterial

    • Was das Sprachmodell zu einer Prüfung kennen muss: Bescheid, Prüfungsumfang, angeforderte Unterlagen, Frist
    • Welche Nachweise heute aus Buchhaltung, Projektakte und E-Mail-Postfächern zusammengetragen werden
    • Übung: Eine Prüfungsankündigung aus Ihrem Haus wird anonymisiert und zum Bearbeitungsfall umgebaut
    • Wiederkehrende Stolpersteine, etwa unklare Prüfungsschwerpunkte oder vage Arbeitsaufträge an das Werkzeug
  2. Teil 2

    Etappe 2 – Werkzeug einrichten: Konto, Lizenzstufe und Schutz der Förderakten

    • Anmeldung bei den gängigen KI-Werkzeugen und was deren Bedienoberflächen voneinander trennt
    • Leistungsumfang der frei zugänglichen Basisversion im Vergleich zur kostenpflichtigen Lizenz
    • Verlauf und Trainingsnutzung abschalten, ehe Auszüge aus Bescheid oder Belegliste eingefügt werden
    • Übung: Ein spontaner Auftrag zur Unterlagenliste und die Mängel, die sein Ergebnis offenbart
  3. Teil 3

    Etappe 3 – Vorlagen bauen: Eine Unterlagenmatrix für Prüfanforderungen

    • Statt Zuruf eine gegliederte Anweisung mit Auftrag, Hintergrund, Quellen und erwartetem Ergebnis
    • Rolle der Sachbearbeitung Fördermittel, Musterzeilen und Tabellenformat mit Fundstelle je Nachweis vorgeben
    • Übung: Bau einer dauerhaft nutzbaren Vorlage, die jede Anforderung des Prüfers einem Beleg zuordnet
  4. Teil 4

    Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: Jede Angabe gegenüber dem Prüfer belastbar

    • Beträge, Belegnummern, Datumsangaben sowie Bezüge zum Bescheid einzeln in der Akte nachschlagen
    • Gegenlesen im Tandem; ob eine Prüfungsfeststellung akzeptiert wird, entscheidet kein Modell
    • Maßstab beim Gegenlesen: LHO und die Prüfungspraxis des Bundesrechnungshofs
    • Übung: Eine maschinell erzeugte Unterlagenliste mit falschen Fristen und erfundenen Belegen berichtigen
  5. Teil 5

    Etappe 5 – Sichern und teilen: Die Matrix für die nächste Prüfung griffbereit

    • Vorlagen zentral in der Fördermittelablage sichern, getrennt von personenbezogenen Projektdaten
    • Gemeinsame Nutzung mit Versionsstand, damit geänderte Nebenbestimmungen nachvollziehbar eingepflegt werden
    • Grenzfälle erkennen: wann bei einer Prüfung Handarbeit schneller und sicherer ist als jede Vorlage
    • Lohnender Folgeschritt: Verwendungsnachweise und Sachberichte mit KI vorbereiten
    • Zum Ausklang verbliebene Fragen und wie die Matrix in der nächsten Prüfung zum Einsatz kommt

VoraussetzungenMitzubringen sind ein Laptop mit Internetverbindung und eine laufende oder abgeschlossene Prüfung aus Ihrem Haus als Beispiel. Programmier- und KI-Kenntnisse werden nicht verlangt.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Ihre Prüfungsbegleitung vor Ort durchleuchten und KI-Ansatzpunkte mit Bericht bewerten

Das nehmen Sie mit

  • Eine fundierte Einschätzung, welche Teilschritte der Prüfungsbegleitung sich für KI eignen
  • Klarheit, welche Prüfakten und Personaldaten das Haus nicht verlassen dürfen
  • Ein schriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen und einem Vorschlag für den Einstieg

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag klären: Entscheidungsbedarf rund um Zuwendungsprüfungen

    • Auftaktgespräch bei der Leitung: Über welchen KI-Einsatz bei Zuwendungsprüfungen soll danach entschieden werden
    • Betrachteter Ausschnitt: nur Unterlagenanforderungen oder auch Stellungnahmen zu Prüfungsmitteilungen
    • Erhebung der KI-Werkzeuge, die Beschäftigte schon nutzen, offiziell eingeführt oder auf eigene Faust
    • Vertraulichkeit vereinbaren, da Prüfungsfeststellungen und mögliche Rückforderungen berührt sind
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Prüfungsbegleitung im Tagesgeschäft beobachten

    • Mitlaufen und Nachfragen an den Arbeitsplätzen von Fördermittelstelle, Projektleitung und Buchhaltung
    • Zahl der Prüfungen im Jahr, Stunden je Prüfung und Umfang der angeforderten Belege und Akten
    • Angrenzend erfasst: die Recherche und Bewertung von Förderprogrammen
    • IT-Systeme und Ablagewege: wo Belegexporte, Stundennachweise und Korrespondenz mit dem Prüfer entstehen
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen prüfen: LHO, Rechnungshofpraxis und sensible Prüfakten

    • Fachliche und rechtliche Basis: LHO sowie die Prüfungspraxis des Bundesrechnungshofs
    • Für jeden erkannten Ansatzpunkt: Datenschutzlage, Einordnung nach KI-Verordnung, Rolle der Mitbestimmung
    • Welche Akteninhalte ins Sprachmodell dürften und was, etwa namentliche Personalkosten, intern bleibt
    • Ausschlussgründe, zum Beispiel ungeprüfte Aussagen gegenüber dem Zuwendungsgeber
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Eignung entlang der Prüfungsbegleitung

    • Von der Unterlagenanforderung bis zur Stellungnahme: welcher Teilschritt KI-tauglich ist und welcher nicht
    • Zuordnung zu Grundfunktionen: Texte entwerfen, Akten zusammenfassen, Angaben prüfen, Vorgänge einordnen
    • Überschlag der eingesparten Stunden, dem realistischen Einführungsaufwand gegenübergestellt
    • Die Reihenfolge legen die Fachleute der Fördermittelstelle mit fest
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Der schriftliche Stand für die Leitung

    • Abschlussrunde bei der Leitung, bevor das Analyseteam das Haus verlässt
    • Schriftlicher Ergebnisbericht: KI-Ansatzpunkte nach Priorität, je mit erwartbarer Ersparnis und Aufwand
    • Vorschlag, womit die Umsetzung beginnt, samt passendem Werkzeug
    • Begründete Liste der Teilschritte, die weiterhin von Hand erledigt werden sollten

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Voraussetzung ist, dass wir die beteiligten Arbeitsplätze besuchen können und die Mitarbeitenden für Gespräche bereitstehen.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen

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