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Wissen ausscheidender Beschäftigter mit KI erfassen und weitergeben

Wenn erfahrene Beschäftigte in den Ruhestand gehen oder wechseln, verlässt oft Wissen den Betrieb, das nirgends aufgeschrieben ist. Diese Seite richtet sich an Personalverantwortliche und Fachbereiche, die Übergaben bisher mit Gesprächen und losen Notizen bewältigen. Der Schnellstart zeigt in zwei Stunden, wie ein Sprachmodell Übergabegespräche vorbereiten und auswerten hilft und wo es irrt. In der Werkstatt setzen Sie einen echten Übergabefall aus Ihrem Haus neu auf und verlassen den Tag mit einem Plan für die nächsten vier Wochen.

Für wen

Personalabteilungen und Fachbereiche in Betrieben und Einrichtungen, die das Wissen ausscheidender Beschäftigter bislang weitgehend manuell sichern.

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Verstehen, wie KI bei Übergabegesprächen hilft und wo ihre Grenzen liegen

Das nehmen Sie mit

  • Ein Bild davon, an welchen Stellen einer Übergabe ein Sprachmodell Schreib- und Ordnungsarbeit übernimmt
  • Ein Gespür dafür, woran Sie erfundene Angaben in einem Wissenssteckbrief erkennen
  • Ein erster eigener Fragenkatalog für ein Übergabegespräch und klare Regeln zu Beschäftigtendaten

Ablauf

  1. Teil 1

    Der Fall: Ein Erfahrungsträger verlässt das Haus

    • Übergabe heute: ein Gespräch in der letzten Woche, Stichpunkte, verstreute Dateien, später viel Sucharbeit
    • Drei Ansatzpunkte für die KI: Gesprächsleitfaden vorbereiten, Mitschrift ordnen, Wissenssteckbrief entwerfen
    • Vorführung: Aus der Mitschrift eines Übergabegesprächs entsteht ein gegliederter Steckbrief für die Nachfolge
    • Was die ausscheidende Person oder die Nachfolge danach weiterhin selbst gegenlesen muss
  2. Teil 2

    Das Werkzeug verstehen: am Beispiel des gezeigten Steckbriefs

    • Wie ein Sprachmodell Text fortschreibt, knapp erklärt an der eben erzeugten Gesprächsauswertung
    • Vorschlag oder bestätigte Aussage: Ein flüssig formulierter Steckbrief ist noch kein gesichertes Wissen
    • Erfundene Details erkennen, etwa Ansprechpartner oder Arbeitsschritte, die im Gespräch nie genannt wurden
    • Im Wissensmanagement entscheidend: Die Nachfolge muss sich auf jede festgehaltene Angabe verlassen können
  3. Teil 3

    Erster Versuch: Fragen für Ihre nächste Übergabe

    • Übung: Sie lassen sich zu einer Rolle aus Ihrem Bereich Fragen für ein Übergabegespräch vorschlagen
    • Einige Ergebnisse werden gemeinsam angesehen: was brauchbar ist und wo die Fragen zu allgemein bleiben
    • Offene Fragerunde, ausdrücklich auch für Bedenken und Einwände
  4. Teil 4

    Rahmen und erste Schritte: Wissensbilanz und Beschäftigtendaten

    • Die Wissensbilanz Mittelstand in Stichworten als Bezugsrahmen für gesichertes Erfahrungswissen
    • Was nicht in die KI gehört: Personalangaben, Gesundheitsdaten, vertrauliche Kunden- und Vertragsdetails
    • Mit vorhandenen Werkzeugen sofort beginnen, etwa mit einem Fragenkatalog für die nächste anstehende Übergabe
    • Lohnendes Nachbarthema: suchbare Ablagestrukturen aufbauen

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht erforderlich. Das Format ist ausdrücklich auch für Teilnehmende gedacht, die KI skeptisch sehen.

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KI-Werkstatt · 1 Tag

Übergaben ausscheidender Beschäftigter gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

  • Ein mit KI-Hilfe neu aufgesetzter Übergabeablauf für einen realen Fall aus Ihrem Haus
  • Erprobte Prompts für Fragenkatalog, Gesprächsauswertung und Wissenssteckbrief
  • Ein Umsetzungsplan für vier Wochen mit Zuständigkeiten und einem Erfolgsmaß

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie Übergaben bei Ihnen heute ablaufen

    • Gemeinsam zeichnen Sie nach, wie Wissen weitergeht, von der Ankündigung des Ausscheidens bis zum letzten Tag
    • Beteiligte und Wartezeiten: ausscheidende Person, Nachfolge, Führungskraft, Personalabteilung
    • Welche Unterlagen im Spiel sind oder fehlen: Übergabeprotokolle, Checklisten, persönliche Ablagen, Postfächer
    • Sie bestimmen die Punkte der Übergabe, an denen am meisten Wissen oder Arbeitszeit versickert
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Leitplanken: Beschäftigtendaten, Kennzeichnung, Freigabe

    • Die Wissensbilanz Mittelstand als fachlicher Bezugsrahmen für die Sicherung von Erfahrungswissen
    • Datenschutz im konkreten Fall: welche Angaben aus Übergabegesprächen über Personen in ein KI-Werkzeug dürfen
    • KI-gestützte Steckbriefe kennzeichnen und nachvollziehbar halten, auf welchem Gespräch sie beruhen
    • Inhaltlich bestätigen den Steckbrief die ausscheidende Person und die Führungskraft, nicht das Werkzeug
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion wo in der Übergabe hilft

    • Textentwurf für Fragenkataloge, Zusammenfassung von Mitschriften, Lückenprüfung, Klassifizierung nach Themen
    • Realistisch bleiben: Ein Sprachmodell ersetzt weder das Gespräch noch Können, das sich nur beim Arbeiten zeigt
    • Beispiele, wie vergleichbare Betriebe Übergabewissen aufbereiten
    • Sie wählen die Ansatzpunkte aus, die in Ihrem Ablauf spürbar entlasten
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Werkstattphase: Eine reale Übergabe wird neu aufgesetzt

    • Ausgangspunkt ist ein laufender oder kürzlich abgeschlossener Übergabefall, den Sie mitbringen
    • Übung: Fragenkatalog, Gesprächsauswertung und Wissenssteckbrief mit KI-Unterstützung neu erstellen
    • Die entstandenen Prompts und Steckbriefmuster überarbeiten Sie gemeinsam in der Runde
    • Schwachstellen offen ansprechen: fehlende Zusammenhänge, geglättete Ausnahmen, erfundene Zuständigkeiten
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Fahrplan: Vier Wochen bis zur nächsten Übergabe

    • Was sich mit den vorhandenen Werkzeugen in vier Wochen umsetzen lässt, etwa beim nächsten Ruhestand
    • Wer im Haus welche Aufgabe übernimmt und woran Erfolg sichtbar wird, z. B. weniger Rückfragen der Nachfolge
    • Danach naheliegend: suchbare Ablagestrukturen aufbauen, damit gesichertes Wissen auffindbar bleibt
    • Zum Abschluss vereinbaren Sie die konkreten nächsten Schritte

VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Hilfreich sind Kenntnisse der eigenen Übergabeabläufe und ein mitgebrachter realer Übergabefall.

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