Kommunales Personalamt: Beurteilungen und Zeugnisse mit KI vorformulieren

KI-Werkstatt · 1 Tag

Beurteilungsbeiträge und Zeugnistexte im Personalamt mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsam gezeichnetes Bild, wie Beurteilungen und Zeugnisse im Haus entstehen und wo Vorgänge liegen bleiben
• Erprobte Anweisungen und Textbausteine für Zeugnis- und Beurteilungsentwürfe, an verfremdeten Fällen getestet
• Klarheit über Beschäftigtendatenschutz, Kennzeichnung und die Freigabe durch Beurteilende und Personalamt
• Ein Umsetzungsplan für die kommenden vier Wochen, samt Zuständigkeiten und messbarem Erfolgskriterium

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Beurteilungsweg nachzeichnen: Vom Beitrag der Fachvorgesetzten bis zum fertigen Text

   • Gemeinsam mit allen im Raum skizzieren, wie eine Regelbeurteilung oder ein Endzeugnis heute im Haus entsteht
   • Zuarbeit und Kontrolle: Fachvorgesetzte, Sachbearbeitung im Personalamt, Amtsleitung – und wo Vorgänge warten
   • Beurteilungsbögen, Tätigkeitsbeschreibungen, Zeugnisbausteine: das Textmaterial, auf das KI zugreifen würde
   • Benennen, an welchen drei Punkten das Formulieren von Beurteilungen und Zeugnissen die meiste Zeit kostet
2. Teil 2

   Schritt 2 – Rechtsrahmen für Personaltexte: Beamtenrecht, Zeugnisrecht, Beschäftigtendaten

   • Fachliche Grundlagen: Beamtenrecht für dienstliche Beurteilungen, Zeugnisrecht für Arbeitszeugnisse
   • Personalaktendaten und Beurteilungsbeiträge mit Namen bleiben außerhalb des Werkzeugs; geübt wird verfremdet
   • KI-gestützte Passagen kennzeichnen und festhalten, welche Teile eines Entwurfs aus dem Modell stammen
   • Unterschrift und Freigabe bleiben bei Beurteilenden und Personalamt, das Sprachmodell liefert nur Entwürfe
3. Teil 3

   Schritt 3 – KI im Beurteilungswesen: Welche Aufgaben ein Modell übernehmen kann

   • Textentwurf, Zusammenfassung, Prüfung, Klassifizierung – je einer Aufgabe der Beurteilung zugeordnet
   • Grenze des Modells: Leistungsurteil, Gesamtnote und Abwägung im Einzelfall bleiben menschliche Entscheidung
   • Vorgehen anderer Kommunalverwaltungen, etwa Zeugnisentwürfe aus Tätigkeitsbeschreibung und Beurteilungsbogen
   • Gemeinsame Wahl der zwei bis drei Einsatzpunkte, die das Personalamt spürbar entlasten
4. Teil 4

   Schritt 4 – Zeugnisentwurf in der Werkstatt: Mitgebrachte Personalfälle neu schreiben

   • Material der Runde: verfremdete Endzeugnisse oder Beurteilungsentwürfe ohne Namen, nur im freigegebenen Werkzeug
   • Übung: Aus Tätigkeitsliste und Beurteilungsnotizen lässt die Gruppe einen ersten Zeugnistext formulieren
   • Anweisungen und Textbausteine entstehen dabei und werden in der Gruppe Satz für Satz nachgeschliffen
   • Schwachstellen samt Ursachen: Floskeln der Zeugnissprache, unpassende Notenstufen, vergessene Aufgaben
5. Teil 5

   Schritt 5 – Umsetzungsplan Personalamt: Erste Zeugnisvorlagen in den Alltag bringen

   • Vorhaben für die kommenden vier Wochen, die mit den bereits lizenzierten Werkzeugen des Hauses gelingen
   • Aufgaben im Personalamt verteilen und ein Erfolgskriterium festlegen, etwa die Bearbeitungszeit je Zeugnis
   • Naheliegendes Folgevorhaben: Fortbildungsplanung für die Verwaltung
   • Verbindliche nächste Schritte vereinbaren, einschließlich eines Datums für die erste Rückmelderunde