KI-Werkzeuge

Fireflies: Gesprächsarchiv durchsuchen und Kundenzusagen wiederfinden

In Vertrieb und Kundenbetreuung zählt nicht nur das Protokoll eines Termins, sondern auch, was Monate später noch auffindbar ist: Zusagen, Einwände, offene Fragen. Fireflies schreibt Besprechungen mit, fasst sie zusammen und macht den gesamten Bestand durchsuchbar. Sie verbinden das Werkzeug mit Ihren Konferenzsystemen, beantworten eine echte Recherchefrage über mehrere Gespräche hinweg und legen Berechtigungen, Löschfristen und Auskunftswege fest.

Für wen

Vertrieb, Kundenbetreuung und Projektleitung, die Gesprächsinhalte festhalten und später gezielt wiederfinden müssen.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Fireflies anbinden, Gespräche auswerten und den Besprechungsbestand gezielt befragen

Das nehmen Sie mit

  • Ein mit Ihren Konferenzsystemen verbundenes Fireflies-Konto und Klarheit über Aufzeichnung und Speicherdauer
  • Routine bei Zusammenfassungen, Themenverfolgung und der Suche über alle Gespräche
  • Eine beantwortete Recherchefrage aus Ihrem Alltag und gesetzte Berechtigungen im Team
  • Geregelte Einwilligung, Löschfristen, Auskunftswege und eine Kostenplanung mit Ausstiegsweg

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Anschluss: Konto, Konferenzsysteme und Speicherdauer

    • Konto eröffnen, Leistungen ohne Bezahlplan kennen und die Abrechnung der Pläne einordnen
    • Fireflies mit den Konferenzsystemen verbinden, die bei Ihnen laufen, etwa Teams, Zoom oder Google Meet
    • Welche Inhalte Fireflies mitschneidet und welche Speicherdauer für Aufnahmen und Abschriften gilt
    • Einsatzgebiet: Gespräche transkribieren, verdichten und als durchsuchbaren Bestand vorhalten
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Werkzeugkunde: Zusammenfassen, Themen verfolgen, im Archiv suchen

    • Zusammenfassungen und Aufgabenlisten prüfen und Themen über mehrere Termine hinweg verfolgen
    • Im kompletten Archiv aller Gespräche nach Kunden, Produkten oder gemachten Zusagen suchen
    • Abschriften und Ergebnisse an CRM und Dokumentenablage übergeben
    • Übung: eine Testbesprechung erfassen und anschließend per Suche eine bestimmte Aussage darin finden
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Anwendung: Gespräch auswerten, Archiv befragen, Zugriffe regeln

    • Ein reales Kunden- oder Projektgespräch auswerten und die Zusammenfassung mit dem Gesagten abgleichen
    • Eine Recherchefrage, etwa nach allen Lieferzusagen an einen Kunden, über mehrere Gespräche beantworten
    • Festlegen, wer im Team welche Gespräche sehen, durchsuchen und teilen darf
    • Übung: Ihr Anwendungsfall aus Vertrieb oder Kundenbetreuung wird in Fireflies umgesetzt
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Rechtslage und Budget: Einwilligung, Löschung, Auskunft, Abo

    • Einwilligung der Gesprächspartner, Hinweis auf die Aufzeichnung und Mitbestimmung bei der Einführung
    • Löschfristen für Aufnahmen festlegen und Auskunftsersuchen von Kunden oder Beschäftigten bedienen
    • KI-Verordnung, Datenschutzanforderungen an ein Gesprächsarchiv und Rolle der Personalvertretung
    • Abobetrag je Monat einplanen und festlegen, wie Archiv und Konten bei Kündigung aufgelöst werden
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Archivpflege: Verantwortliche, Konventionen, nächster Gesprächstyp

    • Eine Ansprechperson bestimmen, die Berechtigungen, Speicherfristen und Anbindungen verwaltet
    • Konventionen für Gesprächsnamen, Themenlisten und Ablagepfade, damit die Archivsuche treffsicher bleibt
    • Warnzeichen: Gesprächspartner lehnen die Aufnahme ab oder die Suche liefert lückenhafte Treffer
    • Den nächsten Gesprächstyp für Fireflies auswählen und die Einführungsstunden schätzen

VoraussetzungenEin im Haus genutztes Besprechungssystem. Vor dem Echtbetrieb sind Datenschutz und Personalvertretung einzubinden.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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