Vorstandsvorlagen beim gemeinnützigen Träger: Sitzungen mit KI vorbereiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg zur Beschlussvorlage gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Durchblick, wer zu einer Vorstandsvorlage zuliefert, wer prüft und wo Unterlagen liegen bleiben
• Erprobte Anweisungen und Musterbausteine für Sachverhalt und Beschlussvorschlag einer Gremienvorlage
• Ein Plan mit Aufgabenverteilung zwischen Geschäftsführung und Assistenz und einem messbaren Ziel für die nächsten Sitzungen

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Vorlagenweg: Wie eine Beschlussvorlage bis zur Sitzung entsteht

   • Gemeinsam nachzeichnen, wie die letzte Vorstands- oder Gremienvorlage vom ersten Entwurf bis zum Versand lief
   • Bereiche liefern Zahlen und Texte zu, die Geschäftsführung prüft, die Assistenz setzt zusammen: wo es sich staut
   • Beschlussvorschläge, Finanzübersichten, Protokolle und Satzungsauszüge als Material für ein Sprachmodell sichten
   • Sachstände verdichten, Beträge abgleichen, Versandfristen halten: die drei aufwendigsten Arbeitsgänge im Vorlagenweg
2. Teil 2

   Schritt 2 – Satzung und Vereinsrecht: Leitplanken für KI-gestützte Vorlagen

   • Vereinsrecht nach BGB und eigene Satzung, sofern der Träger ein Verein ist: Zuständigkeiten und Beschlusswege
   • Stellenpläne oder Einstellungen in Vorlagen: welche Beschäftigtendaten ein KI-Werkzeug sehen darf
   • Abschnitte mit KI-Hilfe als solche ausweisen und den Entstehungsweg der Vorlage nachvollziehbar ablegen
   • Die Vorlage gibt frei, wer im Träger dafür zuständig ist; ein KI-Entwurf ändert an dieser Verantwortung nichts
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzstellen in der Gremienarbeit: Was KI an einer Vorlage leisten kann

   • Beschlusstext entwerfen, Bereichsberichte bündeln, Zahlen gegenprüfen, Anlagen einordnen: Einsatzarten im Vergleich
   • Ein Modell kennt weder die Vorgeschichte im Vorstand noch die Haltung einzelner Mitglieder; das schätzen Sie ein
   • Beispiele anderer gemeinnütziger Träger, die Gremienunterlagen bereits mit KI-Unterstützung vorbereiten
   • Gemeinsam die Ansatzpunkte wählen, die den Vorlagenweg spürbar entlasten
4. Teil 4

   Schritt 4 – Vorlagenprobe: Eine reale Beschlussvorlage mit KI neu aufsetzen

   • Übungsgrundlage sind mitgebrachte Unterlagen zu einer anstehenden oder vergangenen Vorstandsvorlage
   • Übung: Aus Bereichsberichten und Zahlen entsteht mit KI ein Entwurf mit Sachverhalt und Beschlussvorschlag
   • Anweisungen und Musterbausteine werden reihum getestet und gemeinsam verbessert
   • Schwachstellen benennen, etwa geglättete Risiken, fehlende Gegenpositionen oder falsche Beträge, samt Ursachen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Sitzungsfahrplan: Die kommenden Vorstandsvorlagen mit KI vorbereiten

   • KI-Schritte für die folgenden vier Wochen, machbar mit bereits verfügbaren Programmen und Zugängen
   • Aufgaben zwischen Geschäftsführung und Assistenz verteilen und als Erfolgsmaß etwa die Zeit bis zum Versand festlegen
   • Denkbarer Anschluss: trägerübergreifende Qualitätsberichte
   • Zum Abschluss werden die Folgeschritte verbindlich verabredet