Eingehende Hinweise in der Compliance: Fallakten mit KI straffer führen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsam aufgezeichneter Weg einer Meldung vom Eingang bis zum Abschlussvermerk, samt Übergaben und Engpässen
• Erprobte Anweisungen für Rückfragen, Erstbewertung und Fallvermerk, getestet an einer anonymisierten Meldung
• Klare Regeln, welche Meldungsdaten in ein KI-Werkzeug gehen und wer Einstufung und Abschluss freigibt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Meldungsweg heute: Vom Eingang im Hinweisgebersystem bis zum Abschlussvermerk

   • Gemeinsam nachgezeichnet: wie eine Meldung derzeit angenommen, eingestuft, untersucht und abgeschlossen wird
   • Beteiligte und Übergaben zwischen Meldestelle, Fachbereichen und Rechtsabteilung – und wo Fälle liegen bleiben
   • Welche Texte anfallen – Meldungstext, Rückfragen, Fallakte, Untersuchungsvermerk – und welche sich für KI eignen
   • Benannt werden die drei Bearbeitungsschritte, die bei Meldungen besonders viel Zeit binden
2. Teil 2

   Schritt 2 – Meldungsschutz: Hinweisgeberschutzgesetz, Personendaten und Freigabe

   • Hinweisgeberschutzgesetz: was es für Stellen mit interner Meldestelle an die Bearbeitung von Meldungen knüpft
   • Datenschutz im konkreten Fall: Angaben zu hinweisgebenden und betroffenen Beschäftigten vor KI-Nutzung abwägen
   • KI-gestützte Textstellen in der Fallakte ausweisen, damit der Entstehungsweg jedes Vermerks erkennbar bleibt
   • Einstufung, Folgemaßnahmen und Abschluss gibt eine benannte Person frei; das Modell liefert nur Entwürfe
3. Teil 3

   Schritt 3 – KI-Einsatzstellen bei Meldungen: Was ein Modell in der Fallbearbeitung leistet

   • Vier Einsatzarten abgewogen: Rückfrage entwerfen, Meldung zusammenfassen, Fallakte prüfen, Verstoßart zuordnen
   • Nüchterne Grenze: Glaubhaftigkeit eines Hinweises und Untersuchungsentscheidungen bleiben Sache der Fachleute
   • Erfahrungen vergleichbarer Compliance-Organisationen mit KI bei der Meldungsbearbeitung als Orientierung
   • Gewählt werden die Stellen, an denen KI die Fallbearbeitung spürbar verkürzt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Musterfall Meldung: Ein anonymisierter Vorgang wird mit KI neu bearbeitet

   • Alle bringen eine reale, vorab anonymisierte Meldung aus ihrer Compliance-Praxis mit
   • Übung: Erstbewertung, Rückfrage und Fallvermerk zu dieser Meldung mit einem Sprachmodell neu erstellen
   • Fallvermerk-Prompts und -Vorlagen werden ausprobiert, verglichen und in der Runde nachgebessert
   • Wo die Entwürfe scheitern – vorschnelle Wertungen, verwechselte Personen, erfundene Fakten – und woran das liegt
5. Teil 5

   Schritt 5 – Einführungsplan Meldungsbearbeitung: Pilotfall, Rollen, Messgröße

   • Binnen vier Wochen allein mit bereits lizenzierten Werkzeugen umsetzbare KI-Schritte
   • Aufgaben zwischen Compliance-Beauftragten und Meldestelle verteilen, Messgröße etwa: Bearbeitungsdauer je Meldung
   • Folgethema: Richtlinien und Arbeitsanweisungen aktualisieren
   • Verbindlich abgesprochen wird, wer bis wann den ersten Pilotfall mit KI-Unterstützung bearbeitet