Sitzungsvorlagen für Rat und Ausschüsse: KI-Entwürfe aus der Kämmerei

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Selbst eine Anweisung für Beschlussvorlagen bauen und gegen die Haushaltszahlen prüfen

Das nehmen Sie mit

• Eine erprobte Anweisung, die aus Haushaltsdaten und Sachverhalt einen gegliederten Vorlagenentwurf macht
• Ein eingerichteter KI-Zugang, dessen Datenschutzoptionen Sie vor dem ersten Haushaltstext durchgesehen haben
• Routine darin, Beträge, Deckungsquellen und Zuständigkeiten in einem KI-Entwurf gezielt nachzurechnen

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Vorlagenbestandteile: Was eine Ratsvorlage der Kämmerei an Angaben verlangt

   • Anlass, Sachverhalt, Haushaltsstelle, finanzielle Auswirkungen, Beschlusstext: womit das Sprachmodell arbeiten muss
   • Haushaltsansätze, Vorjahreswerte, ältere Beschlüsse, Zuarbeiten der Fachämter: wo diese Unterlagen heute verstreut liegen
   • Übung: Eine abgeschlossene Vorlage zu einer überplanmäßigen Ausgabe wird zum Übungsfall umgearbeitet
   • Häufige Hürden, etwa Prompts ohne Angabe des Gremiums oder Beträge ohne Bezug zur Haushaltsstelle
2. Teil 2

   Etappe 2 – KI-Zugang für die Haushaltsarbeit: Oberflächen, Lizenzstufen, Datenschutzoptionen

   • Anmelden, sich auf der Oberfläche zurechtfinden und verbreitete KI-Werkzeuge für lange Vorlagentexte vergleichen
   • Was die Gratisfassung für eine mehrseitige Vorlage hergibt und wofür eine Bezahlstufe gebraucht wird
   • Datenschutzoptionen des Werkzeugs sichten und bewusst setzen; nichtöffentliche Angaben bleiben draußen
   • Übung: Eine erste Anfrage zum Sachverhalt einer Vorlage stellen und klären, was an der Antwort noch hakt
3. Teil 3

   Etappe 3 – Anweisung für Beschlussvorlagen: Gliederung, Rolle, Musterbeispiel

   • Aus einer knappen Bitte wird eine gegliederte Anweisung mit Anlass, Sachverhalt, Finanzteil und Beschlusstext
   • Die Rolle der Kämmerei, eine anonymisierte Mustervorlage und die hausübliche Gliederung als Formatvorgabe festlegen
   • Übung: Es entsteht eine mehrfach nutzbare Anweisung für Vorlagen zu über- und außerplanmäßigen Ausgaben
4. Teil 4

   Etappe 4 – Vorlagenkontrolle: Beträge, Fundstellen und Gremienzuständigkeit nachprüfen

   • Beträge, Haushaltsstellen, Beschlussdaten und zitierte Vorschriften im Entwurf einzeln mit den Akten abgleichen
   • Gegenlesen im Kollegium; Beschlussvorschlag und Bewertung der Haushaltslage legt die Verwaltung fest, nicht das Modell
   • Zuständigkeiten von Rat und Ausschüssen nach der jeweils geltenden Gemeindeordnung des Landes mitprüfen
   • Übung: Falsche Deckungsquelle und vertauschte Beträge in einem KI-Entwurf entdecken und richtigstellen
5. Teil 5

   Etappe 5 – Vorlagenbestand der Kämmerei: Ablage, Versionsstände, Grenzen

   • Geprüfte Anweisungen so ablegen, dass die ganze Kämmerei darauf zugreift
   • An Fachämter und Sitzungsdienst weitergeben und jede Überarbeitung mit Datum und Stand kennzeichnen
   • Warnzeichen, dass eine Vorlagenart nicht zu KI passt, etwa wenn jeder Entwurf von Grund auf neu geschrieben wird
   • Lohnender nächster Arbeitsschritt: Haushaltsplanentwürfe und Erläuterungen schreiben
   • Offene Fragen und Blick auf die kommende Sitzungsrunde