Onboarding im Personalreferat: Unterlagen und Checklisten mit KI erstellen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Onboarding-Unterlagen und Einarbeitungschecklisten gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Klarheit, an welchen Übergaben zwischen Personalreferat, IT und Führungskraft neue Beschäftigte auf Unterlagen warten
• Eine mit KI neu gebaute Einarbeitungscheckliste samt Begrüßungsschreiben und überarbeiteten Anweisungen
• Regeln zu Nachweisgesetz, Beschäftigtendaten, Kennzeichnung und Freigabe KI-gestützter Unterlagen
• Ein verteilter Startplan mit Erfolgsmaß für die nächsten Neuzugänge

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Ablaufskizze: Vom Vertragsabschluss bis zur ersten Arbeitswoche

   • Gemeinsam aufgezeichnet: wie eine neue Kraft heute vom Vertragsabschluss bis zur ersten Woche begleitet wird
   • Zuarbeit und Kontrolle: IT richtet Zugänge ein, die Führungskraft plant die Einarbeitung – wo es stockt
   • Im Umlauf: Begrüßungsschreiben, Personalfragebogen, Einarbeitungspläne, Checklisten als Material für KI
   • Gemeinsam benannt: drei Aufgaben, an denen Onboarding-Vorgänge regelmäßig hängen bleiben
2. Teil 2

   Schritt 2 – Regelrahmen: Nachweisgesetz, Personalfragebogen, Freigabe

   • Nachweisgesetz als Bezugspunkt: welche wesentlichen Arbeitsbedingungen neuen Beschäftigten nachzuweisen sind
   • Datenschutz im konkreten Vorgang: Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer im Personalfragebogen
   • KI-gestützte Checklisten und Schreiben als solche markieren und festhalten, auf welchem Weg sie entstanden sind
   • Festlegen, wer Onboarding-Unterlagen nach dem KI-Entwurf fachlich prüft und freigibt
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzorte: Was KI bei Checklisten und Begrüßungstexten übernehmen kann

   • Entwurf, Verdichtung, Abgleich und Einsortierung – jede Arbeitsweise an einer Onboarding-Aufgabe gezeigt
   • Nüchtern betrachtet: Gespräch am ersten Tag und Einschätzung der Führungskraft liefert kein Sprachmodell
   • Beispiele aus Personalabteilungen vergleichbarer Betriebe, die Einarbeitungspläne schon mit KI vorbereiten
   • Gemeinsame Wahl der Onboarding-Aufgaben, bei denen sich der Versuch mit KI zuerst lohnt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Neubau: Eine Einarbeitungscheckliste entsteht mit KI

   • Arbeitsgrundlage: ein laufender oder kürzlich beendeter Onboarding-Vorgang aus Ihrem Haus, Namen geschwärzt
   • Übung: Checkliste und Begrüßungsschreiben für eine konkrete Stelle mithilfe der KI komplett neu erstellen
   • Anweisungen an das Sprachmodell und Formularvorlagen werden erarbeitet und in der Gruppe nachgebessert
   • Schwächen im KI-Entwurf mit Ursache benennen, etwa vergessene Unterweisungen oder erfundene Fristen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Startplan: Die nächsten Neuzugänge nach dem neuen Ablauf

   • Vorhaben für die folgenden vier Wochen, die mit den heute verfügbaren Programmen auskommen
   • Aufgaben zwischen Personalreferat, IT und Führung verteilen; Erfolgsmaß etwa komplette Unterlagen am ersten Tag
   • Für eine zweite Runde vorgemerkt: Stellenausschreibungen diskriminierungsfrei schreiben
   • Konkrete Verabredung, welcher Neuzugang als erster nach dem neuen Ablauf begleitet wird