KI-Werkzeuge

Paperless-ngx: Papierablage digitalisieren und automatisch zuordnen lassen

Rechnungen, Behördenpost und Vereinsunterlagen landen in vielen kleinen Betrieben, Verwaltungen und Vereinen noch im Aktenordner. Im Tool-Training bauen Sie mit dem Open-Source-System Paperless-ngx eine digitale Ablage im eigenen Netz auf, die eingescannte Dokumente liest, nach Typ, Korrespondent und Schlagwort einsortiert und im Volltext durchsuchbar macht. Am Ende ist ein Teil Ihrer realen Ablage eingepflegt, die automatische Zuordnung angelernt, die Datensicherung geplant und geregelt, wer das System betreut.

Für wen

Verwaltungen, Handwerksbetriebe, Vereine und kleine Unternehmen, die ihre Papierablage digital führen möchten, statt dafür ein Dokumentenmanagementsystem zu erwerben.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Mit Paperless-ngx eine durchsuchbare Ablage aufbauen, die Dokumente selbst einsortiert

Das nehmen Sie mit

  • Ein laufendes Paperless-ngx im Firmennetz, an das Ihr Netzwerkscanner liefert
  • Ein Ordnungsschema aus Dokumenttypen, Korrespondenten und Schlagworten mit angelernten Zuordnungsregeln
  • Ein real befüllter Ablagebestand mit Zugriffsrechten je Abteilung
  • Klare Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen, Datensicherung, Wiederherstellung, Rechtsfragen und Betreuung

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Aufbau: Paperless-ngx im Firmennetz, vom Scanner bis zum abgelegten Dokument

    • Paperless-ngx per Docker auf einem kleinen Server im Firmennetz installieren, ganz ohne Grafikkarte
    • Vom Netzwerkscanner über den Eingangsordner bis zum durchsuchbaren, eingeordneten Dokument
    • Was Paperless-ngx selbstständig erkennt, etwa Text und Datum, und was weiter Handarbeit bleibt
    • Der KI-Anteil von Paperless-ngx: Texterkennung und lernende Zuordnung samt ihren Grenzen
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Ordnungssystem: Dokumenttypen, Korrespondenten, Schlagworte und Regeln

    • Ein Schema aus Dokumenttypen, Korrespondenten und Schlagworten entwerfen, etwa Rechnung, Lieferant, Projekt
    • Zuordnungsregeln anlegen, damit etwa jede Rechnung eines bestimmten Lieferanten richtig einsortiert wird
    • Mit der Volltextsuche den kompletten Bestand durchsuchen und Treffer nach Typ oder Datum filtern
    • Übung: ein Ordnungsschema für eine Beispielablage anlegen und erste Dokumente einlesen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Erstbefüllung: Ihre Ablage wird eingerichtet und angelernt

    • Ein realer Ablagebestand, etwa Lieferantenrechnungen oder Vereinspost, wird gescannt und eingelesen
    • Die automatische Zuordnung anlernen, Fehlzuordnungen korrigieren und die Trefferquote kontrollieren
    • Rechte je Abteilung vergeben, damit etwa Personalunterlagen nur der Personalverwaltung offenstehen
    • Übung: Ihre Dokumente werden gescannt, automatisch eingeordnet und danach auf Fehlzuordnungen durchgesehen
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Fristen und Sicherung: Aufbewahrung, Ernstfall, Recht und Kosten

    • Aufbewahrungsfristen abbilden und klären, was eine revisionssichere Ablage verlangt
    • Datensicherung einrichten und die Wiederherstellung nach einem Serverausfall vorbereiten
    • Betriebsrat, Datenschutz bei Personal- und Kundenpost sowie Vorgaben der europäischen KI-Verordnung abklären
    • Serverbetrieb, Pflege und Betreuung pro Monat beziffern; Export der Ablage als Ausstiegsweg bereithalten
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Ablageregeln: Betreuung und Benennungsstandards im ganzen Haus

    • Eine Ansprechperson bestimmen, die Updates, Sicherungen und neue Zuordnungsregeln verantwortet
    • Benennungsregeln für Korrespondenten und Schlagworte sowie Scanvorgaben schriftlich festhalten
    • Grenzwert für Nachkorrekturen festlegen, ab dem sich die automatische Zuordnung nicht mehr lohnt
    • Umstellung der folgenden Abteilung skizzieren, mit Personentagen für Scannen und Nacharbeit

VoraussetzungenSie brauchen einen Server oder Kleinrechner, auf dem Docker läuft, einen Scanner im Netzwerk und einen Stapel realer Dokumente zum Üben.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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