Umwelt- und Sozialkriterien in Vergabeunterlagen mit KI ausarbeiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Kriterienarbeit für nachhaltige Ausschreibungen mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsamer Überblick, wie Umwelt- und Sozialkriterien heute ihren Weg in Ihre Vergabeunterlagen finden
• Erarbeitete Anweisungen und Klauselbausteine für Kriterien, an einer realen Ausschreibung des Hauses getestet
• Ein Vierwochenplan, der Zuständigkeiten und ein Erfolgsmaß für die Kriterienarbeit festhält

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Kriterienweg nachzeichnen: Wie Nachhaltigkeit heute in die Unterlagen kommt

   • Die Runde rekonstruiert, wie Kriterien in Leistungsbeschreibung, Eignungsanforderungen und Zuschlag gelangen
   • Bedarfsstelle liefert Vorgaben, Fachreferat oder Umweltbeauftragte prüfen: wo Unterlagen liegen bleiben
   • Gütezeichen-Listen, Musterklauseln, Leitfäden, Formblätter: welche Texte ein Sprachmodell aufbereiten könnte
   • Kriterienrecherche, Nachweisformulierung, Abstimmungsschleifen: die drei aufwendigsten Aufgaben werden benannt
2. Teil 2

   Schritt 2 – Vergaberecht und Verantwortung: GWB § 97 Abs. 3, Tariftreue, Beschäftigtendaten

   • GWB § 97 Abs. 3 zu sozialen und umweltbezogenen Aspekten; Tariftreuegesetze, wo das Land eines erlassen hat
   • Datenschutz bei Beschäftigtendaten, etwa Namen in Vermerken oder Tariftreueerklärungen: was vorher entfernt wird
   • KI-gestützte Kriterientexte nachvollziehbar in der Vergabeakte ablegen, gekennzeichnet, wo der Einsatz es verlangt
   • Wer die Vergabeunterlagen zeichnet, verantwortet auch jedes darin enthaltene, mit KI entworfene Kriterium
3. Teil 3

   Schritt 3 – Kriterientexte und KI: Wobei ein Modell hilft und wo nicht

   • Textentwurf für Kriterien, Zusammenfassung langer Leitfäden, Prüfung der Unterlagen, Klassifizierung von Nachweisen
   • Erwartungen begrenzen: Marktkenntnis und die Abwägung, ob ein Kriterium zum Auftrag passt, leistet kein Modell
   • Erfahrungen anderer Vergabestellen, die Umwelt- und Sozialkriterien mit KI-Hilfe formulieren
   • Festlegung der Ansatzpunkte, die den Aufwand bei der Kriterienarbeit spürbar senken
4. Teil 4

   Schritt 4 – Musterausschreibung überarbeiten: Ein laufender Vergabevorgang mit KI

   • Als Arbeitsgrundlage dient eine reale Ausschreibung aus dem Haus, zum Beispiel Reinigungsleistungen oder Büro-IT
   • Übung: Umwelt- und Sozialkriterien dieser Ausschreibung mit einem KI-Werkzeug neu fassen, bis hin zur Wertung
   • Anweisungen und Klauselbausteine entstehen; die Gruppe überarbeitet sie, bis sie für ähnliche Verfahren taugen
   • Wo die KI-Ergebnisse nicht reichen, etwa bei unbelegten Gütezeichen oder vagen Nachweisen, und woran das liegt
5. Teil 5

   Schritt 5 – Einführungsplan für die Vergabestelle: Nachhaltige Ausschreibungen im Alltag

   • KI-Schritte für die kommenden vier Wochen, umsetzbar mit den Programmen und Lizenzen, die das Haus schon hat
   • Zuständigkeiten in der Vergabestelle klären und ein Erfolgsmaß wählen, etwa Bearbeitungszeit je Kriterienkatalog
   • Für einen späteren zweiten Schritt: Leistungsbeschreibungen diskriminierungsfrei formulieren
   • Zum Schluss feste Verabredungen, wer welchen Schritt anstößt