Geschäftsführung & Führung
Digitalisierungsprojekte fördern lassen: Prüfung mit KI im Mittelstand
Für Geschäftsführungen mittelständischer Betriebe, die bei jedem IT- oder Digitalisierungsprojekt von Hand prüfen, ob ein Landesförderprogramm passt und wie die De-minimis-Verordnung greift. Im Kern steht die Frage, in welchen Teilen dieser Förderprüfung ein Sprachmodell Richtlinien verdichten und Voraussetzungen abgleichen kann und wo die Entscheidung über einen Antrag beim Menschen liegt. Der KI-Potenzialcheck untersucht das im eigenen Haus und endet mit einem schriftlichen Bericht; in der KI-Werkstatt setzt die Gruppe die Förderprüfung an einem aktuellen Vorhaben selbst neu auf.
- Dauer1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichGeschäftsführung & Führung, Finanzen & Controlling
Für wen
Geschäftsführungen in Betrieben und Einrichtungen, die Fördermittel für Digitalisierungsvorhaben heute überwiegend manuell prüfen.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Die Prüfung von Digitalisierungsförderung als Team mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild, wie IT, Buchhaltung und Geschäftsführung heute bei der Förderprüfung zusammenarbeiten
- Erprobte Prüfanweisungen und eine Vorlage für Programmprofile zu Landesförderprogrammen
- Einen Umsetzungsplan mit verteilten Aufgaben, Erfolgsmaß und klaren Grenzen für den KI-Einsatz
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Vom Förderaufruf bis zur Entscheidung über den Antrag
- Die Runde rekonstruiert, wie ein Digitalisierungsvorhaben heute auf passende Förderung geprüft wird
- IT liefert Angebote, die Buchhaltung Zahlen, die Geschäftsführung entscheidet; wo der Vorgang stockt
- Im Umlauf: Förderrichtlinien der Länder, Merkblätter, Antragsformulare, De-minimis-Erklärungen, Kostenpläne
- Gemeinsam werden drei Arbeiten benannt, die die Förderprüfung regelmäßig verzögern
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Landesförderprogramme, De-minimis-Verordnung, Personaldaten
- Woran sich die Prüfung fachlich ausrichtet: Landesförderprogramme und De-minimis-Verordnung
- Beschäftigtendaten im konkreten Förderfall, etwa Personalkosten oder Qualifizierungsnachweise im Projekt
- KI-gestützte Programmbewertungen erkennbar machen und notieren, auf welche Richtlinientexte sie sich stützen
- Ob ein Antrag gestellt wird, entscheidet und verantwortet die Geschäftsführung; KI leistet nur Vorarbeit
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: KI-Funktionen entlang der Förderprüfung
- Programmprofil entwerfen, Richtlinie verdichten, Voraussetzungen abgleichen, Vorhaben einer Förderart zuordnen
- Grenze des Modells: Laufende Antragsfristen und offene Fördertöpfe kennt es nicht verlässlich
- Erfahrungen anderer Mittelständler, die ihre Förderprüfung bereits mit KI vorbereiten
- Die Gruppe entscheidet, mit welchen Ansatzpunkten sie in der Werkstattphase arbeitet
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Ein anstehendes IT-Projekt wird förderseitig neu geprüft
- Mitgebracht wird ein aktuelles Vorhaben, z. B. eine neue Warenwirtschaft oder eine digitale Belegablage
- Übung: Mit KI-Hilfe durchläuft die Gruppe die Prüfung dieses Vorhabens auf passende Landesförderung neu
- Prüfanweisungen und eine Vorlage für Programmprofile entstehen und werden in der Runde überarbeitet
- Fehlerbilder samt Ursache: Programme eines anderen Bundeslandes, übersehene De-minimis-Vorbelastungen
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Wie die neue Förderprüfung in den Alltag der Geschäftsführung kommt
- Machbare KI-Schritte für die folgenden vier Wochen, gestützt auf Software und Lizenzen, die schon im Haus sind
- Zuständigkeiten von Geschäftsführung, Buchhaltung und IT; als Erfolgsmaß etwa die Prüfdauer je Förderaufruf
- Als Anschluss: Bankgespräche und Ratingunterlagen vorbereiten, etwa zur Finanzierung des Eigenanteils
- Verbindliche Absprache der nächsten Schritte, bevor die Runde auseinandergeht
VoraussetzungenKI-Erfahrung ist nicht nötig. Hilfreich sind Kenntnis der eigenen Abläufe und ein konkretes Digitalisierungsvorhaben, das Sie mitbringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Potenzialcheck · 1 Tag
Im Haus prüfen und bewerten, wo KI die Förderprüfung entlastet, mit schriftlichem Ergebnis
Das nehmen Sie mit
- Eine Aufnahme, wie oft und mit welchem Aufwand Ihr Haus Förderaufrufe für Digitalisierungsprojekte prüft
- Eine geordnete Liste von KI-Ansatzpunkten mit geschätzter Entlastung und nötigem Aufwand
- Eine Empfehlung für den Einstieg samt Werkzeug und eine begründete Abgrenzung dessen, was ohne KI läuft
Ablauf
- Teil 1
Phase 1 – Auftrag klären: Welche Entscheidung zur Förderprüfung vorbereitet wird
- Gespräch mit der Geschäftsführung: Welche Frage zum KI-Einsatz bei Förderprüfungen beantwortet werden soll
- Den betrachteten Ausschnitt eingrenzen, zum Beispiel nur Landesprogramme für IT-Projekte
- Bestandsaufnahme vorhandener KI-Werkzeuge, einschließlich privat genutzter Chat-Dienste
- Vereinbarung, wie mit Finanzzahlen, IT-Angeboten und Förderhistorie vertraulich umgegangen wird
- Teil 2
Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie Förderprogramme heute geprüft werden
- Hospitation und Interviews bei Geschäftsführung, Buchhaltung und IT-Verantwortlichen
- Wie oft Förderaufrufe gesichtet werden, wie lange eine Prüfung dauert, welche Richtlinien dafür vorliegen
- Benachbarter Ablauf: Bankgespräche und Ratingunterlagen vorbereiten, die dieselben Finanzkennzahlen nutzen
- Ablagen und Datenflüsse: wo Richtlinien, IT-Angebote und Kostenpläne als Text oder Tabelle anfallen
- Teil 3
Phase 3 – Grenzen prüfen: Landesförderprogramme, De-minimis-Verordnung und Firmendaten
- Fachlicher Bezug: Bedingungen der Landesförderprogramme und Vorgaben der De-minimis-Verordnung
- Je gefundenem Ansatzpunkt: Anforderungen der KI-Verordnung, Datenschutzfragen, Rechte des Betriebsrats
- Für ein Sprachmodell freigegeben wären etwa öffentliche Richtlinientexte; Bilanzzahlen bleiben intern
- Ausschlussgründe: Risiken, bei denen KI in der Förderprüfung nicht eingesetzt werden sollte
- Teil 4
Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Teilschritte der Förderprüfung im Vergleich
- Vom Sichten eines Aufrufs bis zur Antragsberechtigung: welcher Schritt sich für KI eignet, welcher nicht
- KI-Grundfunktionen zuordnen: Förderprofil entwerfen, Richtlinien kürzen, Bedingungen abgleichen, einordnen
- Überschlagen, wie viele Stunden ein Ansatzpunkt spart, verrechnet mit dem Aufwand für Einführung und Pflege
- Mit Buchhaltung, IT und Geschäftsführung wird die Priorität der Ansatzpunkte abgestimmt
- Teil 5
Phase 5 – Ergebnis: Bericht zur KI-Unterstützung bei Förderprüfungen
- Rückmeldung an die Geschäftsführung zum Abschluss des Vor-Ort-Tages
- Im schriftlichen Bericht: Ansatzpunkte nach Priorität, je mit geschätzter Entlastung und nötigem Aufwand
- Empfohlener Einstieg mit passendem Werkzeug, z. B. eine Prüfvorlage für neu erscheinende Förderaufrufe
- Begründet ausgeklammert: Teile der Förderprüfung, die nicht an KI gehen sollten, etwa die Antragsentscheidung
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Voraussetzung sind Zugang zu den beteiligten Arbeitsplätzen und die Bereitschaft der Beteiligten zu Gesprächen.
AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht, Handlungsempfehlungen nach Priorität geordnet