Geschäftsführung & Führung

Ausfall der Geschäftsführung absichern: Vertretungsplan mit KI aufbauen

Für Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer mittelständischer Betriebe, deren Notfall- und Vertretungsregelung bisher aus verstreuten Notizen, Erinnerungen und Einzelabsprachen besteht. Ein Sprachmodell hilft dabei, Schritt um Schritt eine belastbare Gliederung zu entwerfen: wer bei Krankheit oder Unfall welche Aufgaben übernimmt, welche Unterlagen bereitliegen müssen und wer extern zu informieren ist. Im KI-Sparring 1:1 arbeiten Sie stundenweise allein mit uns an Ihrem eigenen Plan. Sie gehen mit einem ersten Entwurf, einem Muster für die übrigen Kapitel und dem Wissen hinaus, welche vertraulichen Inhalte außerhalb jedes Chat-Assistenten bleiben.

Für wen

Geschäftsführungen im Mittelstand, die ihren Notfall- und Vertretungsplan bisher selbst und ohne technische Hilfe zusammenstellen oder noch keinen schriftlichen Plan haben.

KI-Sparring 1:1 · je Stunde

Ihr eigener Vertretungsfall, Stunde für Stunde zu einem tragfähigen Notfallplan entwickelt

Das nehmen Sie mit

  • Einen gegliederten Entwurf für Ihren Notfall- und Vertretungsplan, entstanden aus Ihrer betrieblichen Situation
  • Eine wiederverwendbare Anweisung, mit der Sie weitere Kapitel des Plans im gleichen Aufbau füllen
  • Kontrollschritte, um Fristen, Kontakte und Zuständigkeiten im maschinell erstellten Entwurf gegen Ihre Unterlagen abzugleichen

Ablauf

  1. Teil 1

    Baustein 1 – Ausgangslage: Was im Ernstfall heute schon geregelt ist

    • Stand Ihrer Vorsorge: Notfallordner, lose Notizen zu Hausbank und Steuerbüro oder noch nichts Schriftliches
    • Ihr Stundenziel, beispielsweise eine Übersicht, wer Zahlungsfreigaben und Personalfragen übernimmt
    • Wie oft Sie schon mit Chat-Assistenten gearbeitet haben, klären wir kurz; Neulinge sind willkommen
  2. Teil 2

    Baustein 2 – Fallarbeit: Drei Wochen ohne Geschäftsführung durchgespielt

    • Den Ausgangsfall liefert Ihr Haus, etwa ein plötzlicher Krankenhausaufenthalt mitten in einer Angebotsphase
    • Gemeinsam schreiben wir den Prompt, der Ihre Stichworte zu Entscheidungen, Fristen und Kontakten ordnet
    • Hilfreich bei Gliederung und Checklisten, hinderlich beim Vorschlagen Ihrer Vertretung: die bestimmen Sie
    • Passwörter, Kontodaten und private Verfügungen bleiben draußen und erscheinen nur als Platzhalter
  3. Teil 3

    Baustein 3 – Vorlage: Ein Plan, der sich jedes Jahr fortschreiben lässt

    • Werkzeugwahl: Was sich für vertrauliche Unternehmensinterna eignet und was hier ausscheidet
    • Anweisung mit festem Kapitelschema: Aufgabe, Vertretung, Unterlagen, Ablageort, externe Kontakte
    • Gegenprobe: Laufzeiten, Telefonnummern und Vollmachten mit den Akten abgleichen, Modelle füllen Lücken frei
  4. Teil 4

    Baustein 4 – Maßstab und Auftrag: Ihren Plan an Notfallhandbuch und IHK-Empfehlungen messen

    • Fachlicher und rechtlicher Rahmen: Aufbau eines Notfallhandbuchs, IHK-Empfehlungen als Vollständigkeitsprüfung
    • Bis zum Wiedersehen: ein weiteres Kapitel per Muster füllen und mit der Stellvertretung besprechen
    • Naheliegend für spätere Stunden: Nachfolge und Übergabe der Geschäftsführung dokumentieren

VoraussetzungenVorkenntnisse brauchen Sie nicht. Bringen Sie eine konkrete Vertretungs- oder Notfallsituation aus Ihrem Unternehmen mit, gern auch nur in Stichworten.

AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz mit den erarbeiteten Vorlagen

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