Finanzen & Controlling

Projektskizzen und Antragsunterlagen mit KI: Förderanträge solide aufbauen

Für Fördermittelverantwortliche, die Projektskizzen, Antragsformulare und Anlagen bisher weitgehend von Hand zusammenstellen. Es geht darum, wie ein Sprachmodell beim Entwerfen von Skizzentexten, beim Verdichten von Richtlinien und beim Vollständigkeitsabgleich hilft, während ANBest-P und Richtlinientexte der Maßstab bleiben. In der KI-Werkstatt setzt Ihr Team ein eigenes Antragsvorhaben neu auf; der KI-Potenzialcheck untersucht die Antragserstellung vor Ort und liefert einen schriftlichen Bericht mit Empfehlung.

Für wen

Mitarbeitende im Fördermittelmanagement von Betrieben und Einrichtungen, die Antragsunterlagen und Projektskizzen heute überwiegend manuell erstellen.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Erstellung von Skizze und Antragspaket gemeinsam mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

  • Ein Überblick, welche Zulieferungen für Skizze, Kosten- und Finanzierungsplan nötig sind und wo es hakt
  • Erprobte Textvorlagen für Ausgangslage, Ziele und Arbeitspakete, geprüft an ANBest-P und Richtlinientext
  • Ein Umsetzungsplan mit Rollen und Erfolgsmaß für den nächsten Antrag

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie heute aus einer Idee ein Antragspaket wird

    • Gemeinsam rekonstruieren, wie eine Projektidee zur Skizze und schließlich zum vollständigen Antrag wird
    • Zulieferung und Prüfung durch Fachabteilung, Buchhaltung und Leitung: an welchen Übergaben es stockt
    • Beteiligte Dokumente: Antragsformular, Skizze, Arbeits- und Zeitplan, Kosten- und Finanzierungsplan, Anlagen
    • Wo sich die Antragserstellung zieht: Arbeitsgänge benennen, an denen Tage verloren gehen
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Leitplanken: ANBest-P, Richtlinien und personenbezogene Projektangaben

    • Fachlicher Rahmen: ANBest-P und der jeweilige Richtlinientext als Maßstab für Antragstexte und Kostenansätze
    • Datenschutz und Beschäftigtendaten, etwa bei Lebensläufen oder namentlichen Personalkosten im Antrag
    • KI-gestützte Antragstexte kennzeichnen und ihre Entstehung nachvollziehbar ablegen
    • Für Richtigkeit und Unterschrift steht die antragstellende Organisation ein, unabhängig vom Werkzeug
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion bei welchem Antragsteil hilft

    • Skizzentexte entwerfen, Richtlinien zu Anforderungslisten verdichten, Vollständigkeit prüfen, Anlagen zuordnen
    • Realistisch bleiben: Das Modell liefert weder die tragende Projektidee noch belastbare Kostenansätze
    • Erfahrungsberichte: Projektskizzen, die in anderen Häusern mit KI-Unterstützung entstanden sind
    • Entscheidung, welche Antragsteile in der Werkstattphase bearbeitet werden
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Werkstattphase: Eine Projektskizze wird KI-gestützt neu geschrieben

    • Ausgangsmaterial ist ein laufendes oder kürzlich eingereichtes Antragsvorhaben der Teilnehmenden
    • Übung: Skizze und Unterlagen dieses Vorhabens entstehen neu, von der Anforderungsliste bis zum Textentwurf
    • Textvorlagen für Ausgangslage, Ziele und Arbeitspakete entstehen und werden gemeinsam überarbeitet
    • Schwächen benennen: austauschbare Formulierungen, unbelegte Wirkungsangaben, Abweichung von der Gliederung
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Fahrplan: Mit KI in die nächste Antragsrunde

    • KI-Schritte, die innerhalb von vier Wochen über bestehende Konten und Werkzeuge umsetzbar sind
    • Wer Textbausteine pflegt, wer die Endfassung prüft und woran Erfolg messbar wird, etwa Tage je Skizze
    • Naheliegendes Folgethema: die Begleitung von Prüfungen, die der Zuwendungsgeber ansetzt
    • Konkrete Verabredungen für die Zeit nach der Werkstatt

VoraussetzungenKeine KI-Vorkenntnisse erforderlich. Hilfreich sind Kenntnis der eigenen Antragsabläufe und ein mitgebrachtes Antragsvorhaben.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Ihre Antragserstellung vor Ort prüfen und KI-Ansatzpunkte bewerten, mit Bericht

Das nehmen Sie mit

  • Eine Einschätzung, bei welchen Teilschritten von Skizze und Antrag KI trägt und bei welchen nicht
  • Klarheit, welche Projekt- und Personaldaten in ein KI-Werkzeug gegeben werden dürfen
  • Ein schriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Empfehlungen und einem ersten Umsetzungsschritt

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag klären: Ziel und Zuschnitt der Analyse

    • Vorgespräch mit der Leitung über die Entscheidung zum KI-Einsatz bei Anträgen, die der Termin vorbereiten soll
    • Zuschnitt vereinbaren, z. B. nur Projektskizzen oder das gesamte Antragspaket samt Anlagen
    • Bestandsaufnahme der KI-Werkzeuge, die im Haus schon laufen, auch solche ohne offizielle Freigabe
    • Vertraulichkeitsvereinbarung, gerade mit Blick auf unveröffentlichte Projektideen
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie Skizzen und Anträge tatsächlich entstehen

    • Hospitation und Interviews an den beteiligten Plätzen, etwa Fördermittelreferat, Projektleitung, Buchhaltung
    • Wie viele Skizzen und Anträge pro Jahr anfallen, wie lange einer dauert und welche Unterlagen er braucht
    • Blick auf den vorgelagerten Ablauf: die Recherche und Bewertung von Förderprogrammen
    • IT-Umgebung und Ablagewege: wo Antragstexte und Kostentabellen entstehen, die für KI in Frage kommen
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen prüfen: ANBest-P, KI-Verordnung und sensible Antragsdaten

    • Maßgebliche Vorgaben: ANBest-P und die Richtlinientexte der genutzten Programme
    • Je gefundenem Ansatzpunkt: Einordnung nach KI-Verordnung, Datenschutzprüfung, Rolle der Mitbestimmung
    • Welche Antragsangaben in ein Sprachmodell dürfen und welche, etwa Personaldaten, intern bleiben müssen
    • Risiken, die einen KI-Einsatz bei bestimmten Antragsteilen ausschließen
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Eignung je Antragsteil

    • Je Teilschritt der Antragserstellung: geeignet für KI oder besser ohne
    • Zuordnung zu den Grundfunktionen Textentwurf, Verdichtung, Abgleich und Einordnung
    • Erwartete Zeitersparnis je Teilschritt, nüchtern gegen den Einführungsaufwand gestellt
    • Priorisierung im Austausch mit den Fachleuten des Fördermittelmanagements
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Was die Leitung für die Antragserstellung erhält

    • Abschließende Besprechung mit der Leitung zum Ende des Analysetags
    • Schriftlicher Ergebnisbericht: priorisierte KI-Ansatzpunkte, jeweils mit Nutzen und Aufwand
    • Vorgeschlagener Einstieg in die Umsetzung einschließlich Werkzeugempfehlung
    • Antragsteile, die bewusst ohne KI bearbeitet werden sollten, mit Begründung

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Wir brauchen Zutritt zu den Arbeitsplätzen, an denen Anträge entstehen, und Mitarbeitende, die für Gespräche zur Verfügung stehen.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen

Thema anfragen